什麼是「董事職權證明書」？它有什麼作用？
公司經營需要確保重要文書完整備案，其中「董事職權證明書」更是不可或缺的文件之一。「董事職權證明書」列出所有參與公司運營和融資的成員的資料，以證明及紀錄保他們的職務，除了法律義意，它更可以為公司營運帶來便利。雖然「董事職權證明書」常被忽略，但它是支持公司發展的重要文件，因此本文將介紹幾個帶關「董事職權證明書」的細節重點，望企業多加參考。
什麼是「董事職權證明書」？
「董事職權證明書」（英文：Certificate of Incumbency），又稱「董事在職證明」，是由境外公司存放在註冊辦公室的資料出具，具法律約束力的文件。它可說明該公司的實際狀況，不限於關鍵人物（公司董事、主要官員和財務利益相關者）的姓名及職務，一般用法律作驗證文件。
「董事職權證明書」中說明的重要資訊
一般而言，《董事職權證明書》應包括公司/組織中的重要成員資訊，包括以下幾項：
- 註冊代理人及簽發日期；
- 公司名稱及基本資料；
- 公司總裁、首席執行官、首席財務、首席運營官、秘書、財務主管等資訊；
- 公司資本額；
- 主要股東資訊；
- 是否有抵押紀錄等。
而列在「董事職權證明書」中的人選，均是需要法律授權才能代表企業簽署文件的人，他們可能需要為公司承擔相關法律責任。
何時要用上「董事職權證明書」？
法務上，「董事職權證明書」能夠驗證公司重要成員的身份，尤其開展海外業務時，聯絡人可能需要該份文件而確定實際合作、溝通的人士背景。「董事職權證明書」不只有前述的「法律驗證」作用，它對企業的順利營運有不少好處。如果公司正尋求金融服務時，金融機構（銀行、借貸機構）的審查程序（Know Your Client, KYC）中，都可能會向公司要求出示「董事職權證明書」副本，以便瞭解其金融活動的記錄。
如何出具「董事職權證明書」？
公司祕書可按當地要求起草文件，擬定的「董事職權證明書」中，需確保所列成員的任命、職務的任期有效。每位成員均需在文件上簽名作實，最後需要蓋上公司印章令文件具合法性，同時可以利用公證人對文件進行公證。
以上資料，謹供參考。如有任何有關報稅、會計的疑問，我們歡迎閣下的查詢。
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