公司註冊處表格指南:填寫到提交完整步驟與注意事項

在香港經營公司,最不可或缺的便是與公司註冊處(Companies Registry)打交道。無論是開業初期的公司註冊處表格申請,或是後續營運中每年必須提交的周年申報表(NAR1),都需要遵守相關的公司註冊條例規定。
公司註冊處(Companies Registry)的角色
政府公司註冊處與商業註冊處
- 主要負責公司成立登記、公司變更與查冊服務。
- 查閱公司資料可透過公司註冊處網上查冊中心(e-Registry)或公司註冊處電子查冊服務,快速取得公開資訊。
公司註冊條例與法律依據
主要表格與文件類型
文件/表格名稱 | 功能 / 用途 | 提交期限 / 注意事項 | 主要內容 / 需提供資料 |
NAR1 (周年申報表) | 公司每年必須向公司註冊處提交,用於更新公司資訊 | – 在公司成立「周年日後 42 天內」遞交- 如逾期未交,或提供虛假資料,可能會面臨罰款或法律責任 | – 公司股東、董事、公司秘書的最新資料- 公司組織或資本結構變更 |
ND2A (董事/秘書變更通知) | 通知公司註冊處公司董事或公司秘書相關資訊的變更(任免、個人資料更新等) | – 在變更發生後「15 天內」提交- 避免違反公司註冊條例 | – 董事/公司秘書的增減或個人資料變動- 相關任免或變更生效日期 |
CI (公司註冊證書) | 公司正式成立及存在的官方文件,顯示公司編號、成立日期與法律地位 | – 在公司成功註冊後,由公司註冊處發出 | – 公司名稱、公司編號- 公司成立日期- 公司類型及法律地位 |
股份轉讓 | 股份變動時,向公司註冊處提交變更資料,以保障股東權益清晰 | – 根據公司條例及公司組織章程細則辦理- 需填寫並遞交股票轉讓書 (Instrument of Transfer) 等相關檔案 | – 轉讓方與受讓方資料- 轉讓股份數量與價格- 董事會決議通過證明 |
除名 / 撤銷註冊 | 公司不再營運時,可向公司註冊處申請撤銷公司註冊 | – 需確保公司已清理所有債務與稅務責任- 提交申請後,若獲接納,會在憲報刊登除名公告 | – 申請除名的原因- 公司清盤或無營運證明 |
慈善機構公司註冊 | 以慈善目的成立的公司需符合特定規定並提交特定文件,享有稅務優惠 | – 需確保公司目的符合法定慈善定義- 取得豁免,須向稅務局申請認可 | – 公司慈善宗旨- 相關認可文件與審計報告 |
補充說明:
- NAR1、ND2A 為公司註冊處常見的定期或即時申報文件,需依照法定時限提交。
- BR(商業登記證)和 CI(公司註冊證書)是公司成立與營運的基礎文件;BR 由稅務局負責,CI 由公司註冊處發出。
- 其他常見文件如股份轉讓、撤銷公司等,則視公司內部需求和營運狀況而定期或不定期提交。
- 慈善機構及無限公司在法律性質與責任歸屬上均有不同要求,必須依照相應規定遞交文件與維護登記。
表格填寫與提交流程
文件準備與格式
- 對照公司資料
- 確認與公司註冊處公司名稱登記檔案一致,以避免文件遭退回。
- 注意中英文版本
- 在填寫公司中英文名稱、董事/秘書姓名與地址時,請務必核對無誤。
- 保留核證副本
- 如需公司註冊處核證副本,可向 CR 公司註冊處提出申請備存。
提交方式與常用服務
辦公時間與郵寄地址
- 公司註冊處辦公時間:一般為週一至週五 9:00-17:00(午膳時間除外),實際情況請參考公司註冊處網站公告。
- 若選擇郵寄方式,請確定投遞至公司註冊處郵寄地址或註冊辦事處地址(香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓),避免遺失。