公司註冊處表格指南:填寫到提交完整步驟與注意事項

公司註冊處表格指南:填寫到提交完整步驟與注意事項

在香港經營公司,最不可或缺的便是與公司註冊處(Companies Registry)打交道。無論是開業初期的公司註冊處表格申請,或是後續營運中每年必須提交的周年申報表(NAR1),都需要遵守相關的公司註冊條例規定。

公司註冊處(Companies Registry)的角色

政府公司註冊處與商業註冊處

公司註冊條例與法律依據

  • 《公司註冊條例》:規範公司成立、董事變更、周年申報、股份轉讓公司撤銷等各項事宜。
  • 若企業未依規按時提交文件,可能面臨公司註冊處撤銷註冊、公司註冊處取消公司或罰款等法律風險。

主要表格與文件類型

文件/表格名稱功能 / 用途提交期限 / 注意事項主要內容 / 需提供資料
NAR1 (周年申報表)公司每年必須向公司註冊處提交,用於更新公司資訊– 在公司成立「周年日後 42 天內」遞交- 如逾期未交,或提供虛假資料,可能會面臨罰款或法律責任– 公司股東、董事、公司秘書的最新資料- 公司組織或資本結構變更
ND2A (董事/秘書變更通知)通知公司註冊處公司董事或公司秘書相關資訊的變更(任免、個人資料更新等)– 在變更發生後「15 天內」提交- 避免違反公司註冊條例– 董事/公司秘書的增減或個人資料變動- 相關任免或變更生效日期
CI (公司註冊證書)公司正式成立及存在的官方文件,顯示公司編號、成立日期與法律地位– 在公司成功註冊後,由公司註冊處發出– 公司名稱、公司編號- 公司成立日期- 公司類型及法律地位
股份轉讓股份變動時,向公司註冊處提交變更資料,以保障股東權益清晰– 根據公司條例及公司組織章程細則辦理- 需填寫並遞交股票轉讓書 (Instrument of Transfer) 等相關檔案– 轉讓方與受讓方資料- 轉讓股份數量與價格- 董事會決議通過證明
除名 / 撤銷註冊公司不再營運時,可向公司註冊處申請撤銷公司註冊– 需確保公司已清理所有債務與稅務責任- 提交申請後,若獲接納,會在憲報刊登除名公告– 申請除名的原因- 公司清盤或無營運證明
慈善機構公司註冊以慈善目的成立的公司需符合特定規定並提交特定文件,享有稅務優惠– 需確保公司目的符合法定慈善定義- 取得豁免,須向稅務局申請認可– 公司慈善宗旨- 相關認可文件與審計報告

補充說明:

  • NAR1、ND2A 為公司註冊處常見的定期或即時申報文件,需依照法定時限提交。
  • BR(商業登記證)和 CI(公司註冊證書)是公司成立與營運的基礎文件;BR 由稅務局負責,CI 由公司註冊處發出。
  • 其他常見文件如股份轉讓、撤銷公司等,則視公司內部需求和營運狀況而定期或不定期提交。
  • 慈善機構及無限公司在法律性質與責任歸屬上均有不同要求,必須依照相應規定遞交文件與維護登記。

表格填寫與提交流程

文件準備與格式

  1. 對照公司資料
    • 確認與公司註冊處公司名稱登記檔案一致,以避免文件遭退回。
  2. 注意中英文版本
    • 在填寫公司中英文名稱、董事/秘書姓名與地址時,請務必核對無誤。
  3. 保留核證副本
    • 如需公司註冊處核證副本,可向 CR 公司註冊處提出申請備存。

提交方式與常用服務

  • 公司註冊處電子查冊服務:可在線上辦理查冊、提交電子文件。
  • 公司註冊處註冊易平臺:簡化公司註冊處交文件流程,適合時程急迫的申請。
  • 公司註冊處網站:查詢公司名冊、表格下載及各項最新公告。

辦公時間與郵寄地址

  • 公司註冊處辦公時間:一般為週一至週五 9:00-17:00(午膳時間除外),實際情況請參考公司註冊處網站公告。
  • 若選擇郵寄方式,請確定投遞至公司註冊處郵寄地址或註冊辦事處地址(香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓),避免遺失。

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