《保存業務紀錄須知》，公司應該怎樣保存業務紀錄？
準確的業務紀錄對於掌握公司財務狀況舉足輕重，也有履行《稅務條例》中，保存業務紀錄的責任。以下為你介紹公司應該怎樣妥善保存業務紀錄，但如果有更深入的疑問，建議你向會計師徵詢意見。
保存收入、支出紀錄
你可以使用不同的方法記錄銷貨及收入等，包括：
- 收銀機內置的銀機紙帶
（須確保所有銷貨均已入機以及確認日期）； - 收據
（業務名稱最好印於每張收據上）； - 銷貨發票
（應就貨物或服務發出順序編號的發票，列明包括日期、顧客姓名、業務名稱、數量及價錢等重要資料）； - 記事簿、帳簿等等。
至於購貨和開支紀錄，貨款應盡量以支票支付，以便保存及記錄，一旦以現金購貨，可採用
零用金制度處理，並盡可能要求收據，保留發票等。
業務相關的日常開支，例如租金、電費、電話費、保險費和汽車費用等的單據，都盡量保存，而信用咭付款方面，請保存信用咭底單及收據，以及定期與信用咭月結單查對。
所有購買的資產，包括業務工具、處所建築物等，亦應記錄每項資產的交易日期、支付款額等，並保留買賣合約副本、市值估價單、代理商/經紀來往文件、印花稅等，以製作固定資產登記簿等。
保存銀行往來紀錄
以下是保存銀行紀錄的一些實用建議：
- 業務用的銀行帳戶應與個人銀行帳戶分開管理；
- 需讓業務經營名稱顯示於公司戶口；
- 定期將業務所得的收入存入業務戶口；
- 以支票支付開支，讓每項明細都在銀行結單㆗列出，成為永久紀錄。
- 使用支票簿時，請確保填妥款額、付款日期、收款人姓名、有關開支的詳細資料；
- 用畢的支票簿請妥善存放，以供日後翻查參考；
- 盡量保存客戶存款收據；
- 定期比較現金簿與銀行結單的記錄，調整有關的差額，稱為銀行對帳。
提貨作私人用途、退貨怎麼辦？
需要留意的是，假如有提貨作私人用途的場合，應詳細記錄於相關資料中，並公道合理地從成本㆗扣減。
另外，如果因為貨物需要退貨的場合，同樣須要詳細記錄下來，包括退貨數量、退貨理由，相應銷售額調整等。及後，公司亦最好向客戶發出一份通知單，列明修改銷售紀錄的根據。
以電腦軟件保存業務紀錄
按照業務的種類，你可以選擇示不同功能的會計軟件，來協助會計人員簡化、改善保存紀錄方面的工作，大部份會計軟件會提供預測及計劃未來的功能，亦大幅改善紀錄的準確性，同時方便日後快速地取回記錄資料。
對於每日都需要更新的業務紀錄，電腦儲存的資料顯然更加容易被修改。不過，除了在電腦上製作項目清單來保存業務紀錄，也須確保資料有後備版本，即使已經複印至其他硬碟或雲端空間，都強烈建議再利用紙本副本來保存重要紀錄，並加以小心存放，以防系統操作失靈，招致嚴重後果。
以上資料，謹供參考。如有任何有關保存業務紀錄的疑問，我們歡迎閣下的查詢。
