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《保存業務紀錄須知》,公司應該怎樣保存業務紀錄?

準確的業務紀錄對於掌握公司財務狀況舉足輕重,也有履行《稅務條例》中,保存業務紀錄的責任。以下為你介紹公司應該怎樣妥善保存業務紀錄,但如果有更深入的疑問,建議你向會計師徵詢意見。

保存收入、支出紀錄

你可以使用不同的方法記錄銷貨及收入等,包括:

  • 收銀機內置的銀機紙帶
    (須確保所有銷貨均已入機以及確認日期);
  • 收據
    (業務名稱最好印於每張收據上);
  • 銷貨發票
    (應就貨物或服務發出順序編號的發票,列明包括日期、顧客姓名、業務名稱、數量及價錢等重要資料);
  • 記事簿、帳簿等等。

至於購貨和開支紀錄,貨款應盡量以支票支付,以便保存及記錄,一旦以現金購貨,可採用

零用金制度處理,並盡可能要求收據,保留發票等。

業務相關的日常開支,例如租金、電費、電話費、保險費和汽車費用等的單據,都盡量保存,而信用咭付款方面,請保存信用咭底單及收據,以及定期與信用咭月結單查對。

所有購買的資產,包括業務工具、處所建築物等,亦應記錄每項資產的交易日期、支付款額等,並保留買賣合約副本、市值估價單、代理商/經紀來往文件、印花稅等,以製作固定資產登記簿等。

保存銀行往來紀錄

以下是保存銀行紀錄的一些實用建議:

  • 業務用的銀行帳戶應與個人銀行帳戶分開管理;
  • 需讓業務經營名稱顯示於公司戶口;
  • 定期將業務所得的收入存入業務戶口;
  • 以支票支付開支,讓每項明細都在銀行結單㆗列出,成為永久紀錄。
  • 使用支票簿時,請確保填妥款額、付款日期、收款人姓名、有關開支的詳細資料;
  • 用畢的支票簿請妥善存放,以供日後翻查參考;
  • 盡量保存客戶存款收據;
  • 定期比較現金簿與銀行結單的記錄,調整有關的差額,稱為銀行對帳。

提貨作私人用途、退貨怎麼辦?

需要留意的是,假如有提貨作私人用途的場合,應詳細記錄於相關資料中,並公道合理地從成本㆗扣減。

另外,如果因為貨物需要退貨的場合,同樣須要詳細記錄下來,包括退貨數量、退貨理由,相應銷售額調整等。及後,公司亦最好向客戶發出一份通知單,列明修改銷售紀錄的根據。

以電腦軟件保存業務紀錄

按照業務的種類,你可以選擇示不同功能的會計軟件,來協助會計人員簡化、改善保存紀錄方面的工作,大部份會計軟件會提供預測及計劃未來的功能,亦大幅改善紀錄的準確性,同時方便日後快速地取回記錄資料。

對於每日都需要更新的業務紀錄,電腦儲存的資料顯然更加容易被修改。不過,除了在電腦上製作項目清單來保存業務紀錄,也須確保資料有後備版本,即使已經複印至其他硬碟或雲端空間,都強烈建議再利用紙本副本來保存重要紀錄,並加以小心存放,以防系統操作失靈,招致嚴重後果。

以上資料,謹供參考。如有任何有關保存業務紀錄的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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