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你需要秘書公司提供的公司秘書服務嗎?

法例規定,香港有限公司需要委任一名公司秘書。由於公司秘書的職責多樣而專業,不少人會選掉提供公司秘書服務的公司。這些秘書公司是否要資格認證?你的公司又是否需要公司秘書服務?本文紙結有關秘書公司的常見問題,替考慮選用公司秘書服務的你解答疑難。

什麼是公司秘書?

作為法定職位,公司秘書(Company Secretary)直接隸屬於公司,其主要職責是有效率地協助管治企業,確保日常營運符合法例要求,及對公司架構的改變向相應部門作出通知。

其職責範圍非常廣泛,但一般會處理公司的「生、老、病、死」,由成立到清盤都涉及在內,而企業的行政及管治、法律及會計都是其職責:

  • 會議記錄撰寫;
  • 申請公司註冊證書;
  • 管理公司的法定書;
  • 委任/轉換董事;
  • 撤銷公司註冊;
  • 呈報公司周年申報表;
  • 保存公司之法定記錄;
  • 安排董事及股東會議;
  • 代表公司與監管機構溝通;
  • 辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜;
  • 協調公司帳目及報告的製作和發佈;
  • 組織及協助舉行董事會及股東大會;
  • 監察公司管治的進展等。

有關公司秘書的法例要求

據《公司條例》規定,每間有限公司都必須委任一名公司秘書。基本上,年滿18歲,通常居住於香港便可以成為公司秘書,但由於公司秘書需要對公司法例有一定理解及熟悉程度,因此不少人會選擇外聘公司秘書或選擇秘書公司。

除此之外,私人公司的董事如屬該公司唯一董事,則不得兼任該公司的公司秘書。同時,公司秘書可由在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體擔任。

公司秘書的資格?

與私人秘書不同,由於公司秘書需要熟悉香港法例及公司條例的運作,所以大部分公司秘書都會接受專業培訓、考取國際認可資格,才正式成為特許的公司秘書。

例如香港特許秘書公會的專業資格考試 (Chartered Governance Qualifying Programme;簡稱 CGQP)。

秘書公司的資格?

在香港,合資格、可以合法提供公司秘書服務的秘書公司(Secretary Company),則需要領有《信託或公司服務提供者牌照》,並且在港須有註冊辦事處或主要辦事處的地址。

而這些提供公司秘書服務的秘書公司,內部通常會有會計師或律師等專業人士並要對客戶做盡職審,了解客戶公司背景、舉報可疑交易記錄,以及備存客戶記錄最少五年。

以上資料,謹供參考。如有任何有關報稅、會計、公司秘書的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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