你需要秘書公司提供的公司秘書服務嗎？
法例規定，香港有限公司需要委任一名公司秘書。由於公司秘書的職責多樣而專業，不少人會選掉提供公司秘書服務的公司。這些秘書公司是否要資格認證？你的公司又是否需要公司秘書服務？本文紙結有關秘書公司的常見問題，替考慮選用公司秘書服務的你解答疑難。
什麼是公司秘書？
作為法定職位，公司秘書（Company Secretary）直接隸屬於公司，其主要職責是有效率地協助管治企業，確保日常營運符合法例要求，及對公司架構的改變向相應部門作出通知。
其職責範圍非常廣泛，但一般會處理公司的「生、老、病、死」，由成立到清盤都涉及在內，而企業的行政及管治、法律及會計都是其職責：
- 會議記錄撰寫；
- 申請公司註冊證書；
- 管理公司的法定書；
- 委任/轉換董事；
- 撤銷公司註冊；
- 呈報公司周年申報表；
- 保存公司之法定記錄；
- 安排董事及股東會議；
- 代表公司與監管機構溝通；
- 辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜；
- 協調公司帳目及報告的製作和發佈；
- 組織及協助舉行董事會及股東大會；
- 監察公司管治的進展等。
有關公司秘書的法例要求
據《公司條例》規定，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。基本上，年滿18歲，通常居住於香港便可以成為公司秘書，但由於公司秘書需要對公司法例有一定理解及熟悉程度，因此不少人會選擇外聘公司秘書或選擇秘書公司。
除此之外，私人公司的董事如屬該公司唯一董事，則不得兼任該公司的公司秘書。同時，公司秘書可由在香港設有註冊辦事處或營業地點的法人團體擔任。
公司秘書的資格？
與私人秘書不同，由於公司秘書需要熟悉香港法例及公司條例的運作，所以大部分公司秘書都會接受專業培訓、考取國際認可資格，才正式成為特許的公司秘書。
例如香港特許秘書公會的專業資格考試 (Chartered Governance Qualifying Programme；簡稱 CGQP）。
秘書公司的資格？
在香港，合資格、可以合法提供公司秘書服務的秘書公司（Secretary Company），則需要領有《信託或公司服務提供者牌照》，並且在港須有註冊辦事處或主要辦事處的地址。
而這些提供公司秘書服務的秘書公司，內部通常會有會計師或律師等專業人士並要對客戶做盡職審，了解客戶公司背景、舉報可疑交易記錄，以及備存客戶記錄最少五年。
以上資料，謹供參考。如有任何有關報稅、會計、公司秘書的疑問，我們歡迎閣下的查詢。
