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公司秘書的工作與相關文件一覽

每家有限公司在香港《公司條例》的規定下,都必須委任或聘請最少一名公司秘書(英文:Company Secretary,Com Sec)。與私人秘書不同,公司秘書作為法定職位,職責專業,同時浛蓋行政、法規、會計等範疇,是公司穩定發展的關鍵要員。那麼,具體而言公司秘書的工作有哪些,通常會需要用到哪些文件?以下文章將會為你總結。

公司秘書簡介

根據《公司條例》(第622章),所有在香港註冊的有限公司,均需要有至少一名公司秘書,亦可由自然人以外的法人團體(如秘書公司、會計師樓)出任,若以自然人出任,則只須向公司註冊處處長申報其通訊地址而不須申報通常住址。

作為企業公司的法定職位,公司秘書具有信義義務,對董事會的流程申報、公司的合法合規、與股東溝通等多方面作出輔助管治,視為協調公司多個部門的高級行政人員,協助公司實施優良政策。

如果公司不按條例規定委任或聘請公司秘書,違者最高可被罰款$100,000港元,若情況持續,可按日數另以每日罰款$2,000港元。

公司秘書常見職務

雖然公司秘書的職責眾多,除了確保企業行政合規合法,大致職務如下:

  • 設立新公司;
  • 維護股東名冊等法定文件;
  • 準備及呈報周年報表等;
  • 協助董事會執行決策(如董事任免等);
  • 組織及安排董事會或年度股東大會;
  • 辦理股份相關事宜(股本變動、融資、股份轉讓、重組、發股、分紅、回購等);
  • 協助完成收購和出售交易;
  • 制定公司法定帳目記錄;
  • 與監管機構、律師和審計等單位溝通等。

有關公司秘書的相關文件

作為公司秘書,經常按時要向公司註冊處遞交相關文件,下列就舉出一些常見的相關文件:

  • 表格編號:NAR1 – 周年申報表
    在公司成立的相應時間內,公司秘書有責任主動向公司註冊處遞交周年申報表,以填報公司的基本資料,以及有關董事、股東和公司秘書的個人資料。越早向公司註冊處遞交周年申報表,其登記費用亦會越便宜。
  • 表格編號:ND2A – 更改公司秘書及董事通知書 (委任╱停任)
    使用此表格對公司秘書作出任何委任或停任,但必須在委任或停任的15日內遞交通知。除了公司秘書,你亦可以以此表格委任或停任董事職務,並無其他收費。
  • 表格編號:ND2B – 更改公司秘書及董事詳情通知書
    簡而言之,此表格就是通知處方任何有關公司秘書及董事的詳情更改,包括他們的身份變改,可能由公司秘書轉為董事,由董事轉為候補董事等;又或是地址、電郵等個人資料變更亦可使用此表格,同樣需要在更改的15日內遞交通知。
  • 表格編號:ND4 – 公司秘書及董事辭職通知書

假如公司已交付上述表格ND2A,申報其公司秘書辭職,辭職的公司秘書無需交付表格ND4登記。只有當辭職的公司秘書有合理理由相信公司不會把辭職一事通知公司註冊處處長,才需要交付表格ND4登記。

如果想詳細查找更多《公司條例》(第622章)下使用的表格(包括更改公司名稱、董事及公司秘書、章程細則等),可到公司註冊處網站下載。

以上資料,謹供參考。如有任何有關公司秘書、會計的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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