fbpx

什麼是公司秘書?與私人秘書不同?選用公司秘書服務有何好處?

公司秘書是由董事任命的高級行政職務,與私人秘書截然不同,公司秘書的職責非常專業,更加是公司穩定發展的關鍵要員,為什麼公司秘書如此重要?

本篇將詳解欲司秘書的相關資訊。

公司秘書簡介

一言敝之,公司秘書是一名國際認可、受專業培訓的專業人士,專責為公司服務,是輔助企業管治、合規合法的高級行政人員。

由於香港公司對公司秘書的需求越來越大,近年甚至衍生公司秘書助理等的職位。

依據香港《公司條例》,每間有限公司都必須委任或聘請最少一名公司秘書(英文:Company Secretary,Com Sec)。

公司秘書是一名法定職位,亦可由自然人以外的法人團體(如秘書公司、會計師樓)出任。

公司秘書的職責

公司秘書的主要職責是確保公司的行政合規合法。

其職責範圍廣泛,無論行政、法規、會計等領域都要管理,是協助公司實施優良政策的重要角色。

公司秘書等職責包括:

  • 制定公司法定帳目記錄;
  • 維護相關法定文件;
  • 組織及安排董事會或年度股東大會;
  • 辦理股份轉讓、登記;
  • 與監管機構、律師和審計等單位溝通;
  • 通知有關公司架構/資料的改變;
  • 準備及呈報周年報表等;
  • 採取適當行動以符合相關監管環境;
  • 以此監察公司的法規管治。

公司秘書 VS 私人秘書

公司秘書與私人秘書不盡相同。

首先,有限公司必須有一名公司秘書,是一個法定職位;

而私人秘書卻是不是法定職位,視乎公司需要聘請即可。

職責方面,公司秘書更側重於保持公司營運與決策的合規性,職責範圍為公司法規、法律事務;

私人秘書則直接隸屬於老闆或董事,處理其個人事務、日常行政為主。

專業資格方面,公司秘書具更高的專業性,是香港特許秘書公會(HKICS)的畢業學員。

至於私人秘書,就不一定具有相關認可資格。

為什麼需要公司秘書/公司秘書服務?

公司秘書除了是一個法定職位,亦是公司穩定發展的一個不可或缺的職務。

選用專業的秘書公司負責相關職務,讓東主和董事省下不少時間,可以專注於公司發展,同時可享以下幾項好處。

提供專業法律、稅務意見

公司秘書具國際認可的專業資格,熟悉相關公司法例,時刻留意法規變動,為監管公司的重要角色。

公司秘書能為公司提供專業法律建議,避免訴頌、或讓公司處於不利處景,讓企業管治更加順利。

香港公司需要遵守多項條例,而條例亦可能隨時代進步而不斷作出更新及變動,故更加需要欲司秘書適時的法律建議,避免罰款和法律責任。

再者,如果選擇由會計師樓或秘書公司提供的服務,他們除了熟悉公司法以外,亦能對於稅務相關的專業問題提供意見。

與政府部門溝通

由公司秘書負責處至相關法定文件,作為「聯絡點」,方便與政府部門(如公司註冊處、稅務局、證監會等)直接溝通來往,亦會保持與政府政策的同步及良好合規性,同時可避免公司管理層因違規而致的法律責任。

提高透明度和商譽

由公司秘書把關,能有效預務違規、貪污、欺詐及盜用等的情況發生,加上秘書公司的獨立身份,更能提升公司透明度,避免由董事出任秘書的利益衝突,以及管理層的聲譽受損。

以上資料,謹供參考。

如有任何有關公司秘書/公司秘書服務的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

Open chat
你好, 歡迎來到我們Mexus會計的網站, 如需會計及報稅的資訊, 我們會立即找專員聯絡你!

如想搜索免費的報稅資訊, 可看以下的連線:

https://mexus.com.hk/zh/報稅問與答-最熱門-不停更新/

如想搜索免費的成立公司資訊, 可看以下的連線:

https://mexus.com.hk/zh/服務提供/商業諮詢服務/成立公司秘笈-零蚊開公司的秘密/

感謝你們到訪, 希望有一天能為你服務