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什麼是「董事職權證明書」?它有什麼作用?

公司經營需要確保重要文書完整備案,其中「董事職權證明書」更是不可或缺的文件之一。「董事職權證明書」列出所有參與公司運營和融資的成員的資料,以證明及紀錄保他們的職務,除了法律義意,它更可以為公司營運帶來便利。雖然「董事職權證明書」常被忽略,但它是支持公司發展的重要文件,因此本文將介紹幾個帶關「董事職權證明書」的細節重點,望企業多加參考。

什麼是「董事職權證明書」?

「董事職權證明書」(英文:Certificate of Incumbency),又稱「董事在職證明」,是由境外公司存放在註冊辦公室的資料出具,具法律約束力的文件。它可說明該公司的實際狀況,不限於關鍵人物(公司董事、主要官員和財務利益相關者)的姓名及職務,一般用法律作驗證文件。

「董事職權證明書」中說明的重要資訊

一般而言,《董事職權證明書》應包括公司/組織中的重要成員資訊,包括以下幾項:

  • 註冊代理人及簽發日期;
  • 公司名稱及基本資料;
  • 公司總裁、首席執行官、首席財務、首席運營官、秘書、財務主管等資訊;
  • 公司資本額;
  • 主要股東資訊;
  • 是否有抵押紀錄等。

而列在「董事職權證明書」中的人選,均是需要法律授權才能代表企業簽署文件的人,他們可能需要為公司承擔相關法律責任。

何時要用上「董事職權證明書」?

法務上,「董事職權證明書」能夠驗證公司重要成員的身份,尤其開展海外業務時,聯絡人可能需要該份文件而確定實際合作、溝通的人士背景。

「董事職權證明書」不只有前述的「法律驗證」作用,它對企業的順利營運有不少好處。如果公司正尋求金融服務時,金融機構(銀行、借貸機構)的審查程序(Know Your Client, KYC)中,都可能會向公司要求出示「董事職權證明書」副本,以便瞭解其金融活動的記錄。

如何出具「董事職權證明書」?

公司祕書可按當地要求起草文件,擬定的「董事職權證明書」中,需確保所列成員的任命、職務的任期有效。每位成員均需在文件上簽名作實,最後需要蓋上公司印章令文件具合法性,同時可以利用公證人對文件進行公證。

以上資料,謹供參考。如有任何有關報稅、會計的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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