什麼是會計憑證？公司應該要保存什麼會計資料？ (2024)

每家香港公司都應該妥善管理會計資料，受《公司條例》及《稅務條例》規管。對公司管理者而言，定期更新公司帳目有助公司恒久致遠地發展。而在審計財務報表時，公司需要提供會計憑證以展開審計工作，本篇就來說明一下什麼是會計憑證。

什麼是會計憑證（Accounting Documents）？

簡而言之，會計憑證就是任何可以記錄組織/公司的經濟和財務活動的書面證明，一般需要相關部門及管理層的蓋章簽字作實。不過現時科技發達，會計憑證亦可能擴展至網上媒介，但書面憑證仍然佔一席位。

而會計憑證的重要性就在於，它是會計監督過程中的重要依據，因此妥善正確地管理和保存這些資料將是會計工作的第一步，加上幾乎所有國家/地區都會有相關法規要求紀錄會計憑證，以供日後審核使用，保證了組織的真實性及合規性。

由於組織/公司的業務可能非常繁多，依程序和用途可大致分為：

一）原始憑證（Original Certificate）及；

二）記賬憑證（Vouchers）。

一般而言，當需要查核是否造假帳的時候會用到這類憑證。原始憑證大多是記錄已經執行和完成的經濟責任，包括業務相關的發票、收據等等，法律上亦具證明效力。

如果是由自身單位發出或填制的屬於「自製原始憑證」、而從外在單位取得的憑證則屬於「外來原始憑證」。

因此，基於這些憑證種類繁多，更需要在日常業務之中抽空，將這些資料清晰明確地記帳，入帳至不同會計項目，作出整理、歸類，以統一的格式分錄，以減少會計錯誤，提升營運質量。

通過審核原始憑證，會計人員會將無誤的憑證彙總整理就得出記賬憑證，用以確定財務狀況中，包括應借、應貸的會計項目，因此記賬憑證可視為經會計統整財務關連憑證，與原始憑證關係密切。

舉例來說，與銀行相關的收付憑證都屬此類，可能是貨幣、資金收款/存款憑證，也可以是記錄現金的憑證、明細分類賬、總分類賬等的賬簿等等。

實際上，記賬憑證如帳薄之中，亦應該附以相關的原始憑證作附件，以便對應其內容及成為登記明細的依據。

根據《稅務條例》第 51C 條列明，在港經營某行業、專業或業務的人士，須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄，以便其應評稅利潤易於確定。

而當中涉及的「業務紀錄」，就包括不少會計憑證：

雖然公司無須主動申報這些會計憑證，但稅務局長仍然有權在需要時要求納稅人提供該等文件。再者，《稅務條例》規定相關業務經營者需保留該等記錄至少 7 年，若無合理辯解下違反規定，相關人士可能被罰款最高$100,000港元。

以上資料，謹供參考。如有任何有關會計憑證的疑問，我們歡迎閣下的查詢。