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什麼是會計憑證?公司應該要保存什麼會計資料?

每家香港公司都應該妥善管理會計資料,受《公司條例》及《稅務條例》規管。對公司管理者而言,定期更新公司帳目有助公司恒久致遠地發展。而在審計財務報表時,公司需要提供會計憑證以展開審計工作,本篇就來說明一下什麼是會計憑證。

什麼是會計憑證(Accounting Documents)?

簡而言之,會計憑證就是任何可以記錄組織/公司的經濟和財務活動的書面證明,一般需要相關部門及管理層的蓋章簽字作實。不過現時科技發達,會計憑證亦可能擴展至網上媒介,但書面憑證仍然佔一席位。

而會計憑證的重要性就在於,它是會計監督過程中的重要依據,因此妥善正確地管理和保存這些資料將是會計工作的第一步,加上幾乎所有國家/地區都會有相關法規要求紀錄會計憑證,以供日後審核使用,保證了組織的真實性及合規性。

會計憑證的兩大分類

由於組織/公司的業務可能非常繁多,依程序和用途可大致分為:

一)原始憑證(Original Certificate)及;

二)記賬憑證(Vouchers)。

一、原始憑證(Original Certificate)

一般而言,當需要查核是否造假帳的時候會用到這類憑證。原始憑證大多是記錄已經執行和完成的經濟責任,包括業務相關的發票、收據等等,法律上亦具證明效力。

如果是由自身單位發出或填制的屬於「自製原始憑證」、而從外在單位取得的憑證則屬於「外來原始憑證」。

因此,基於這些憑證種類繁多,更需要在日常業務之中抽空,將這些資料清晰明確地記帳,入帳至不同會計項目,作出整理、歸類,以統一的格式分錄,以減少會計錯誤,提升營運質量。

二、記賬憑證(Vouchers)

通過審核原始憑證,會計人員會將無誤的憑證彙總整理就得出記賬憑證,用以確定財務狀況中,包括應借、應貸的會計項目,因此記賬憑證可視為經會計統整財務關連憑證,與原始憑證關係密切。

舉例來說,與銀行相關的收付憑證都屬此類,可能是貨幣、資金收款/存款憑證,也可以是記錄現金的憑證、明細分類賬、總分類賬等的賬簿等等。

實際上,記賬憑證如帳薄之中,亦應該附以相關的原始憑證作附件,以便對應其內容及成為登記明細的依據。

《稅務條例》對於會計憑證的要求

根據《稅務條例》第 51C 條列明,在港經營某行業、專業或業務的人士,須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄,以便其應評稅利潤易於確定。

而當中涉及的「業務紀錄」,就包括不少會計憑證:

  • 帳簿(以記錄收入、付款、入息及開支);
  • 憑單、發票、收據;
  • 銀行結單;
  • 相廿關的資産負債紀錄;
  • 日常收入及支出紀錄;
  • 如涉及貨品買賣,一切有關貨品來貨、出貨紀錄、發票;
  • 有關貨物及買賣雙方的足够細節(包括數量、價值、雙方的身分等);
  • 存貨陳述書等;

雖然公司無須主動申報這些會計憑證,但稅務局長仍然有權在需要時要求納稅人提供該等文件。再者,《稅務條例》規定相關業務經營者需保留該等記錄至少 7 年,若無合理辯解下違反規定,相關人士可能被罰款最高$100,000港元。

以上資料,謹供參考。如有任何有關會計憑證的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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