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什麼是經核證副本(Certified True Copy)?它有什麼作用?

「經核證真實副本」,經常在香港或其他司法管轄區聽過。它不只是一個常用的法律、會計詞語,它是認證公司企業文檔合法合規的最佳手段,對整體業務流程及申辦手續上,有著至關重要的地位。究竟什麼是核證副本?它的作用又有哪些?本文將會解釋其作用及重要性,讓中小企參考。

  1. 什麼是經核證副本(Certified True Copy)?

    「經核證副本」(Certified True Copy)作為原始文件的副本,是合資格專業人員如註冊執業會計師驗證的真實副本(不論是否影印本)。
    副本通常為一組文件,其上會有附上聲明、以「背書」形式證明它是主要文檔的副本,通常會通過蓋章或簽名形式核證。

  2. 核證副本的常見格式

    一般而言,在香港認可的核證副本由正體英文或中文撰寫認證聲明,而且會包含以下內容:
    – 作出核證的聲明;
    – 被認證文件的總頁數;
    – 執行認證的日期;
    – 作出核證的人/機構的詳情及簽名;
    – 認證印章。

為什麼你需要核證副本?

為了允許第三方驗證重要文件(如身份證明文件、地址證明、銀行記錄等),經核證副本是實用、安全的方法。

它可以確保文件的完整性,及確保複制是「準確的」,並無任何其他誤導的信息在內;同時確保原始文件不會在複制過程中損壞或丟失,也可以履行有關「反洗錢」的義務。

可能要用上核證副本的具體情況如下:

  • 於香港銀行開設公司賬戶;
  • 土地買賣、購買物業;
  • 海外移民、海外留學;
  • 婚姻;
  • 收養子女;
  • 註冊離岸公司;
  • 貿易或公司開展業務等。

不少司法管轄區的機構,對於其行政審批事項有著嚴格的程序,對提交的文件有一定的標準和要求。它們可能需要由專業人員認證和見證的文件或真實副本,即是「核証副本」以證明它是從原始文檔中複製的。

如何辦理核證副本?

在香港,要辦理核證副本只能透過律師、公證人和註冊會計師提供核證,一般可以從它們的服務中索取詳情,每份文件的收費由$100-$500不等,視乎數量及內容而定。

核證副本的有效期

經核證副本會標註證明的日期,雖然廣義的核證副本並未設有有效期,但實際上香港大部分的機構都只承認 3-6 個月內的核證的真實副本。

因此,核證副本通常在使用前一段時間內才會進行認證,並最好詢問對方要求文件的詳情。

以上資料,謹供參考。如有任何有關報稅、會計的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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