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多久要召開一次周年股東大會?通知期又是多久?

於香港成功註冊公司後,多久要召開一次周年股東大會?根據《公司條例》,召開周年股東大會的通知期又是多久?本文將總結以上問題,讓股東更容易參與管理。

為何要召開周年股東大會?

周年股東大會的主要功用是幫助企業決策重要事宜,同時可能會審查相關賬目,並會討論股息派發詳情等。一般而言,周年股東大會具有下述作用:

  • 任命董事、公司秘書;
  • 公司管理機構的選舉;
  • 讓股東了解公司的財務和業績; 
  • 向股東宣派股息; 
  • 為股東提供發問的平台;
  • 對決議進行投票。 

多久要召開周年股東大會?

據第 32 章《公司條例》第 111 條之規定,在香港註冊成立之股份有限公司,都必須於成立法團後的18個月內,召開首次周年股東大會,及在往後每年度舉行周年股東大會。需要特別留意的是,上述舉行股東周年大會的間距以財政年度計算,而非日曆年度。

公司須就其每個財政年度,在以下期間內舉行周年大會:

  • 如屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司,須於會計參照期結束後的9個月內,舉行周年大會;及
  • 如屬任何其他公司,須於會計參照期結束後的6個月內,舉行周年大會。

如會計參照期是有關公司的首個會計參照期,而該參照期超過12個月,則公司須在以下期間內舉行周年大會:

  • 如屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司,則須:
    • 於公司成立為法團的首個周年日後的9個月內,舉行周年大會;或
    • 於該會計參照期結束後的3個月內,舉行周年大會, 兩者以較遲者為準;及
  • 如屬任何其他公司,則須:
    • 於公司成立為法團的首個周年日後的6個月內,舉行周年大會;或
    • 於該會計參照期結束後的3個月內,舉行周年大會, 兩者以較遲者為準。

除了規定的周年股東大會(Annual General Meeting, AGM),週年股東大會以外的任何股東會議一般稱爲特別股東大會(Extraordinary General Meeting, EGM)。

而上市公司除了要遵從上述規定,更要按香港上市規則召開周年股東大。

周年股東大會的通知期?

如果想召開周年大會,一般需要提前最少21日發出向持份者通知。不過,只要全體有權出席大會的成員一致同意,該通知期縮短至少於21日;如果該會議並非周年大會,只要全體95%成員同意,通知期可少至14日(有限公司),或7日(無限公司)。

而在通知中,需要列出以下內容:

  • 會議的日期、時間和地點; 
  • 擬討論事項的簡要概述; 
  • 擬通過的決議;和 
  • 該會議為股東周年大會。 

以上資料,謹供參考。如有任何有關報稅、會計的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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