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租用虛擬辦公室的4項注意事項,免墜服務誤區

按法例規定,無論你想辦理商業登記證,還是進行公司註冊,你都需要提供一個辦事處地址作註冊之用。如果你是在家工作、或初創企業,一時三刻又未必找到辦公室的話,虛擬辦公室(Virtual Office)服務將會是你最好的選擇。本篇匯總虛擬辦公室的相關資,幫助有意租用人士選擇最適合的虛擬辦公室服務。

虛擬辦公室的作用?

公司註冊時,住宅地址一般不適用於商業註冊。如果中小企並無實體辦公室,或對於無須實體辦公室的業務而言,租用虛擬辦公室解決註冊地址的問題,符合法例規定之餘更同時省卻不少租務費用。

所有持有「公司服務提供者牌照」的商務中心,都可以合法經營虛擬辦公室服務,服務內容不僅為有需要人士提供商業地址,更可能會同時提供以下服務(部分或是增值服務):

  • 代辦公司註冊、商標註冊;
  • 代收公司郵件/包裹;
  • 接聽公司電話;
  • 收發傳真;
  • 會計、秘書服務;
  • 租用會議室;
  • 開設公司電郵、託管伺服器等。
  1. 虛擬辦公室誤區,酒店/住宅屬違法

    上述提到有「公司服務提供者牌照」,在此之外,消費者特別需要留意,所有酒及住宅都不能作為虛擬辦公室的地點;而一些未取消商業註冊的地址,都不能作為虛擬辦公室,違者將觸犯相關法例。

  2. 租用虛擬辦公室前的注意事項

    避免誤墜法網之後,更要精明選擇香港的虛擬辦公室服務。為此,以下將總結4項注意事項,讓在家工作人士、創業者、中小企都可以安心發展業務:

1.收費計劃

虛擬辦公室計劃的收費模式各異,有公司會以「彈性」月費計劃作招來,但在租用前請留意計劃租用期,條款可能會對租戶作者捆綁,更有預繳政策,如果想「試行租用」的話更要細心參閱細則。

2.不包事項

再說,租戶要清楚基本計劃和增值計劃的分別,衡量各自內容哪個更適合自己,更要留意計劃的「不包事項」,免去期望落差。

3.退款保證

虛擬辦公室的費用雖然不算什麼大數目,但提供退款保證的商戶一般更值得信任。畢竟客戶選擇計劃後,租用期可長可短,最好確保租戶可以在退出計劃時,可以有權退回餘下部分款項,一旦用過服務之後發現不滿意,都會有個保障。

4.實地考察

商業事務中,公司地址與業務密不可分,兩者法律義務有所連結。簽署合約前,租戶切記盡量對虛擬辦公室作出實地考察或虛擬訪問,檢查服務提供者的合法合規之餘,更要務實瞭解詳情,方可安心找到最適合的虛擬辦公室。

以上資料,謹供參考。如有任何有關報稅、會計、虛擬辦公室的疑問,我們歡迎閣下的查詢。

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