中小企業防止內部舞弊：強化內部控制實戰指南
中小企業往往因資源有限及內控制度不完善，而成為內部舞弊的高危目標。各類財務舞弊等內部不法行為不僅造成直接經濟損失，更可能嚴重損害公司聲譽與員工士氣。要防止貪污、挪用公款等問題，管理層須積極強化中小企內部控制，建立健全的防弊措施。本文將提供一系列實戰指南，從制度設計、職責分工到審批機制，協助中小企業構築防範舞弊的長城。
中小企業為何容易成為內部舞弊目標
調查顯示，中小企業遭遇職務舞弊的風險比例遠高於大型企業。例如，ACFE 2024年報告指出：在發生職務舞弊損失的企業中，42%屬於非上市中小企業（其舞弊案損失中位數約15萬美元），而大型上市公司僅佔26%。其原因在於中小企往往存在以下內控弱點，使不肖員工有機可乘：
- 人手不足，職責分工不完善：員工常一人身兼多職，導致公司職責分工缺失，單一人員即可完成交易全過程，缺乏他人監督。
- 管理監督不嚴：管理層以信任代替監管，缺少定期審閱財務報表或營運數據的習慣，錯失及早發現舞弊徵兆的機會。
- 制度與培訓缺失：缺乏明確的內控制度與員工培訓，員工對防止貪污、舞弊缺乏意識，公司內也沒有有效的匿名檢舉管道。
- 外部稽核不足：多數中小企沒有內部稽核單位，且很少委請外部審計，長期隱蔽的舞弊行為更不易被察覺。
常見的內部舞弊手法
在缺乏妥善內控制度的環境下，員工可能利用各種手段牟取私利。多數內部舞弊屬於對資產資金的侵占挪用，典型財務舞弊案例包括：
- 報銷造假：員工偽造或重複使用發票單據進行虛假報銷，將私人開支偽裝成公司費用由公款支付。
- 庫存盜竊：倉管或業務人員暗中偷取庫存商品或物料，再在帳面上以假資料掩蓋，導致庫存短缺卻難以及時察覺。
- 公款私用：利用職務便利將公司資金用於個人用途，如私刷公司信用卡、挪用現金，或以虛構支出將資金轉入個人帳戶。
- 採購舞弊（收受回扣）：採購人員與廠商串通，以不合理高價向指定供應商下單換取私下回扣，或虛報採購數量侵吞差額，侵害公司利益。
內部控制五大基本原則與中小企業實踐
要有效防範舞弊，中小企業必須建立健全的內部控制體系。國內外內控規範皆強調五大基本原則：全面性、重要性、制衡性、適應性與成本效益。中小企業可依據自身情況靈活運用這些原則，以下闡述各原則的意涵及其在中小企中的落實方式：
| 原則 | 在中小企業的實踐方式 |
| 全面性 | 內控應貫穿決策、執行、監督全過程，涵蓋企業各部門、各項業務及資產，不留任何控制死角。規模雖小，亦需確保每個環節都有基本的牽制措施。 |
| 重要性 | 聚焦重要業務和高風險領域。在資源有限的情況下，優先控管對營運影響重大的流程與財務舞弊風險點，把有限資源用在刀口上。 |
| 制衡性 | 講求權責職責分工與相互監督，避免一人掌控所有關鍵權限。同時兼顧運營效率，平衡內部牽制與工作流程順暢，防控不宜過度繁瑣。 |
| 適應性 | 內控設計須與企業規模、業務性質及風險程度相適應，並能隨環境變化及時調整。中小企業可採取精簡務實的控制措施，靈活應對不同發展階段的需求。 |
| 成本效益 | 權衡控制措施的成本與收益，在合理成本內達成防弊效果。避免為追求完美控制而投入過高成本，確保內控投入產出比划算，不因內控過度而影響企業競爭力。 |
強化內控制度的推薦設計：職責分工、審批制度與現金管理
在上述原則指導下，中小企業還需落實到具體的內部控制制度與流程中。以下幾項關鍵實務措施能有效降低舞弊風險：
- 落實職責分工：避免單一員工從頭到尾經手所有流程。例如將申請與經辦、審批與付款、記帳與對帳等工作交由不同人員負責，杜絕一人獨攬而有機會舞弊。實務經驗顯示，許多中小企業舞弊案件的共同點就是缺乏職責分離監管，一名員工如果同時掌控多個財務步驟（如新增廠商、批准付款、自行對帳），舞弊將更容易得逞且難以及時發現。
- 嚴格審批制度：制定明確的授權與審批流程，分級設置批准權限。根據金額大小或交易風險等級，設定相應級別的主管核准。大額付款應實施雙人簽核或多層級審批，關鍵交易（如高額匯款）需第二人複核，以防止單一決策者濫用職權。
- 加強現金管理：盡量減少現金交易，降低員工直接經手現金的機會。建立嚴謹的現金收支制度：每日現金收款須登記並由主管定期核對，超額現金及時存入銀行；付款儘可能採用支票或銀行轉帳並要求雙人經手審批。公司重要支票、印章等需分權管控，避免一人即可動用公款。
- 定期對帳與盤點：建立帳目監督機制，至少每月對銀行存款餘額、應收應付帳款、庫存等科目進行對帳核對。對重要資產安排不定期抽查盤點（例如突擊清點庫存、核對現金帳實），提高異常發現率。一旦發現帳實不符或可疑差異，應立即追查原因並採取補救措施。
尋求專業協助與支援
儘管許多內控措施可由企業自主推行，但當中小企業缺乏經驗或人手有限時，借助外部專業服務能加速完善內控制度。例如：